Términos y condiciones del servicio

1. Objeto del servicio

Estos términos regulan el acceso y uso de Kinetix OS, un software de gestión entregado como servicio en la nube, operado por TechDX, con domicilio en Remedios, Antioquia, Colombia (en adelante, «Kinetix»).

Kinetix permite a un gimnasio o a una clínica de fisioterapia (en adelante, «el Centro») gestionar usuarios, membresías, control de acceso y check-in, clases, kiosko, recaudo y punto de venta, y —en el módulo de Fisioterapia— agenda de citas, historia clínica con evoluciones SOAP, paquetes de sesiones, programas de ejercicio en casa y métricas biomecánicas.

Kinetix es una herramienta administrativa. No presta servicios de salud, no emite diagnósticos ni sustituye el criterio del profesional. El contenido clínico registrado en la plataforma es responsabilidad exclusiva del profesional y del Centro.

Al crear un centro o usar el servicio, el Centro acepta estos términos y la política de privacidad. Quien acepta declara tener facultad para obligar al Centro.

2. Cuenta y roles

Cada Centro opera en su propio espacio aislado. Dentro de él, las cuentas tienen uno de estos roles:

• Owner: titular de la cuenta. Único que gestiona el plan, la facturación y el cierre del centro.
• Admin: administra la operación completa del centro y a su personal.
• Staff: opera el día a día según su oficio (recepcionista, coach, fisioterapeuta).
• Viewer: solo consulta y reportes, sin modificar.

Los atletas y pacientes acceden a su propio portal y solo ven su información. El Centro es responsable de asignar los roles correctamente, de retirar accesos cuando alguien deja de trabajar con él y de la confidencialidad de las credenciales. Las acciones hechas con una cuenta se presumen realizadas por su titular.

3. Planes y prueba gratuita

El servicio se ofrece en tres planes de contratación directa:

El alcance vigente de cada plan, sus límites y sus precios se publican en la página de planes del sitio y forman parte de estos términos.

Prueba gratuita: el Centro puede probar el servicio durante 14 días sin tarjeta de crédito. Durante la prueba puede cargar datos reales y usarlos en producción. Si al terminar la prueba no se registra un medio de pago, el acceso a las funciones de pago se limita, pero la información cargada no se elimina de inmediato.

Enterprise no es un cuarto plan de contratación directa: es un acuerdo comercial sobre Complete, negociado caso a caso, que puede incluir inicio de sesión corporativo (SSO/SAML), acuerdo de nivel de servicio y soporte dedicado. Se rige por el contrato que se firme, que prevalece sobre estos términos en lo que difiera.

4. Facturación y renovación

• La suscripción se cobra por adelantado, por periodos, a través de Wompi (pago seguro). Kinetix no almacena los datos de la tarjeta.
• La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo, salvo que el Centro la cancele antes.
• El Centro puede consultar sus facturas y actualizar su medio de pago desde el portal de facturación disponible en el panel.
• Los precios se expresan en la moneda indicada al contratar y no incluyen los impuestos que resulten aplicables.
• Un cambio de plan hacia arriba aplica de inmediato; un cambio hacia abajo aplica en la siguiente renovación y puede implicar perder acceso a funciones o exceder límites del nuevo plan.
• Salvo obligación legal, los periodos ya facturados no se reembolsan de forma proporcional.

5. Qué pasa si falla el pago

Si un cobro falla, la cuenta pasa a estado de pago pendiente y seguimos este procedimiento, pensado para que un problema con la tarjeta no interrumpa la operación del Centro de un día para otro:

1. Días 1 a 14: la cuenta queda en pago pendiente. El servicio sigue funcionando con normalidad y se envían avisos al owner con reintentos de cobro.
2. Día 14: si el pago sigue sin resolverse, se detienen los reintentos automáticos de cobro.
3. Día 21: la cuenta se congela. El acceso operativo queda restringido hasta que se regularice el pago.
4. El Centro no se elimina. Congelar no es borrar: los datos permanecen y el acceso se restablece al ponerse al día.

Si el Centro decide no continuar, conserva su derecho a exportar la información según la sección de propiedad de los datos.

6. Cancelación

El Centro puede cancelar cuando quiera desde el portal de facturación. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado; hasta entonces el servicio sigue disponible. Tras la cancelación, el Centro cuenta con 90 días para exportar su información antes de que se elimine conforme a la política de privacidad.

Kinetix puede suspender o terminar el servicio, con aviso previo razonable, si el Centro incumple estos términos de forma grave o reiterada, o de inmediato cuando el uso ponga en riesgo la seguridad o la integridad de la plataforma o de terceros.

7. Obligaciones del Centro con sus usuarios

El Centro es el responsable del tratamiento de los datos de sus atletas, pacientes y personal. En consecuencia se obliga a:

• Obtener de sus usuarios la autorización previa, expresa e informada para tratar sus datos, y autorización reforzada para los datos de salud y para los datos de menores de edad.
• Publicar y mantener su propia política de tratamiento de datos y atender las solicitudes de sus titulares.
• Cargar únicamente información veraz y que esté facultado para tratar.
• Asignar y revocar accesos de su personal de forma diligente, especialmente en el módulo de Fisioterapia.
• Cumplir la normatividad de salud aplicable a la historia clínica, incluida su reserva y su conservación.
• Cumplir sus obligaciones tributarias, laborales, sanitarias y de protección al consumidor frente a sus propios usuarios. Kinetix no es parte de la relación entre el Centro y sus usuarios.

8. Los datos del Centro son del Centro

• Toda la información que el Centro y sus usuarios cargan en la plataforma es y sigue siendo del Centro. Kinetix no adquiere titularidad sobre ella.
• Kinetix trata esa información solo para prestar el servicio, según lo descrito en la política de privacidad. No la vende ni la usa con fines publicitarios propios.
• El Centro puede exportar su información en formatos de uso común mientras la cuenta esté vigente y durante el plazo posterior a la cancelación. Si necesita una extracción completa, puede solicitarla a soporte@kinetix-os.app.
• Kinetix puede usar datos agregados y anonimizados, que no permitan identificar a ninguna persona ni a ningún Centro, para medir uso y mejorar el producto.

9. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para mantener el servicio disponible de forma continua y para avisar con antelación de los mantenimientos programados. Sin embargo, en los planes de contratación directa —Starter, Pro y Complete— el servicio se presta «tal cual» y sin acuerdo de nivel de servicio. Pueden ocurrir interrupciones por mantenimiento, incidentes o fallas de proveedores de infraestructura.

El compromiso de disponibilidad del 99,9 %, el soporte dedicado y los tiempos de respuesta garantizados aplican únicamente a los acuerdos Enterprise que lo pacten por escrito.

El soporte estándar se presta por los canales indicados en el sitio, en días hábiles y en horario días hábiles, 8:00 a 17:00 (hora de Colombia), sin tiempo de respuesta garantizado.

10. Uso aceptable

El Centro y sus usuarios se abstienen de:

• Usar la plataforma para fines ilícitos o para tratar datos sin autorización de sus titulares.
• Intentar acceder a datos de otro centro, vulnerar el aislamiento entre centros o sortear los controles de rol.
• Realizar ingeniería inversa, copiar, revender, sublicenciar o prestar el servicio a terceros que no sean sus propios usuarios.
• Enviar mensajes masivos, publicidad no solicitada o cualquier contenido a través de los canales de aviso del sistema, que están reservados a comunicaciones operativas uno a uno.
• Cargar código malicioso, sobrecargar deliberadamente la infraestructura o automatizar el acceso en forma que degrade el servicio de otros.
• Compartir credenciales entre personas o usar una sola cuenta para varios miembros del personal.

11. Propiedad intelectual

El software, la marca Kinetix OS, la documentación y el diseño de la plataforma pertenecen a TechDX. El Centro recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva, revocable e intransferible, vigente mientras dure la suscripción. Las sugerencias que el Centro comparta pueden ser incorporadas al producto sin generar contraprestación.

12. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, Kinetix no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio o daños indirectos. La responsabilidad total acumulada de Kinetix frente al Centro se limita al valor efectivamente pagado por el Centro en los 12 meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

Nada en esta cláusula limita las responsabilidades que la ley colombiana no permite excluir, incluidas las derivadas de dolo o culpa grave y las obligaciones en materia de protección de datos personales.

13. Cambios en el servicio y en estos términos

Kinetix mejora el producto de forma continua y puede modificar o retirar funcionalidades. Si un cambio reduce de forma sustancial el alcance del plan contratado, o si modificamos estos términos de manera relevante, avisaremos al owner por correo con al menos 15 días de antelación. Seguir usando el servicio después de la entrada en vigor implica aceptar la nueva versión.

14. Ley aplicable y resolución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), el régimen de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios) y el régimen de comercio electrónico (Ley 527 de 1999).

Las partes intentarán resolver de buena fe cualquier controversia mediante arreglo directo dentro de los treinta días siguientes a la comunicación escrita. De no lograrlo, la controversia se someterá a los jueces de Remedios, Antioquia, Colombia.

15. Contacto

TechDX
Remedios, Antioquia, Colombia
Correo: soporte@kinetix-os.app